Перехід на електронний формат обліку трудової діяльності триває, проте українців закликають не поспішати із завантаженням документів до вебпорталу Пенсійного фонду України (ПФУ). Неправильно оформлений документ, відсутність підпису чи печатки може коштувати майбутньому пенсіонеру місяців, а то й років страхового стажу. Головне управління ПФУ у Вінницькій області наголошує на важливості ретельної перевірки документів перед їх оцифруванням.
Перед завантаженням: проведіть аудит документів
«Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал», — заявляють у ПФУ.
Аудит слід розпочинати з титульного аркуша. Зверніть особливу увагу на:
- Персональні дані: Прізвище, ім’я, по батькові мають бути вказані повністю, без скорочень. Якщо прізвище змінювалося (наприклад, після одруження), старий запис має бути закреслений однією рискою, а поруч записане нове.
- Внутрішній бік обкладинки: Обов’язково мають бути реквізити документа-підстави (номер, дата видачі), завірені підписом та печаткою.
- Дата народження: Звірте її з паспортними даними.
- Підписи та печатки: Обов’язкова наявність підпису власника трудової книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також печатки підприємства, де документ було заповнено вперше.
Відомості про роботу: детальна перевірка
У розділі «Відомості про роботу» перевіряйте кожен запис про прийняття та звільнення:
- Повне найменування підприємства
- Назва посади
- Дати та номери наказів
Якщо за час вашої роботи підприємство змінило назву, про це має бути зроблено окремий запис із посиланням на відповідний розпорядчий акт. Записи про звільнення чи переведення мають чітко відповідати чинному законодавству та бути засвідчені печаткою.
Додаткові документи для підтвердження стажу
Окрім трудової книжки, для повного відображення стажу на вебпортал можна завантажити:
- Документи про освіту (дипломи, атестати)
- Свідоцтво про народження дитини (для жінок)
- Довідки, що підтверджують стаж за відсутності трудової книжки
Як переглянути свою електронну трудову книжку
Після завантаження та опрацювання документів застрахована особа може побачити свою відцифровану історію в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд». Для цього необхідно обрати пункт «Електронна трудова книжка» у лівому боковому меню, натиснути кнопку «Дані ЕТК» та перейти у вкладку «Відцифрована ЕТК». Тут зберігаються всі файли, що дозволяє власнику особисто контролювати повноту внесених даних.
Хто має пріоритет в оцифруванні?
В Україні триває оцифрування трудових книжок, а роботодавці та працівники мають час до 10 червня 2026 року. У першу чергу оцифрувати документи рекомендують:
- Тим, кому до пенсії залишилося два роки або менше.
- Працівникам із записами про трудову діяльність до 1 липня 2000 року.
- Особам, які йдуть у відпустку для догляду за дитиною.
- Працівникам, які перебувають у тривалій неоплачуваній відпустці або мають призупинений трудовий договір.
Електронна трудова книжка покликана захистити дані від втрати та має пріоритет у разі правових спорів. Відомості про стаж після 2004 року вже внесені до реєстрів автоматично, тому особливо важливо оцифрувати дані за попередні періоди.
Важливо пам’ятати: до страхового стажу не зараховуються періоди роботи без офіційного оформлення, оскільки за цей час не сплачуються обов’язкові внески до Пенсійного фонду. Однак, законодавство передбачає винятки, наприклад, періоди відпустки для догляду за дитиною до трьох років.
